Das perfekte Party-Catering planen

Party-Catering planen

Neben den richtigen Gästen und der passenden Unterhaltung ist auch das Catering auf einer Party ein wichtiger, wenn nicht sogar der wichtigste Punkt. Schließlich möchte man doch, dass die Gäste eine gute Verpflegung mit entsprechender Qualität serviert bekommen. Und damit das der Fall ist, ist die richtige Planung des Party-Caterings das A und O. Auf was ihr dabei achten solltet, erfahrt ihr in diesem Artikel.

Die Planung des Events

Wenn man ein Event planen möchte, ist nicht nur das Party-Catering wichtig, sondern die ganze Eventplanung. Daher zuerst noch einmal eine Grobplanung für eure Party. Hierbei sind aber auch Punkte aufgezählt, die nicht zwingend zu jeder Art von Anlass passen. 

Abklärung der Eckdaten

Als erstes ist es wichtig alle Eckdaten der Party abzuklären. Darunter fallen folgende Punkte:

Definition des Eventziels (was wird gefeiert?)

Ermittlung des Zielpublikums (wer soll eingeladen werden?)

Einen „roten Faden“ für das Event finden (wie soll die Party ablaufen?)

Eventuell ein Motto überlegen (Mottopartys sind besonders bliebt)

Festlegung des Datums; eventuell ein Ersatzdatum vormerken

Räumlichkeiten und Ort auswählen; eine einfache Erreichbarkeit für die Gäste hat hier Vorrang; frühzeitiges Reservieren ist ebenfalls unerlässlich

Die erste grobe Planung

Nachdem alles Wichtige festgelegt wurde, kann die grobe Planung erfolgen:

Konzept ausarbeiten; Budget und Eckdaten sollen vorkommen

Bei Firmenevents das Konzept frühzeitig der Geschäftsleitung vorlegen und mit dieser abstimmen. Oftmals haben Entscheidungsträger einen anderen Blick auf einen Sachverhalt bzw. eigene Vorstellungen

Organisation planen; Aufgabenverteilung, etc. (wer ist im Eventplanungsteam und wer macht konkret was?)

Terminplan ausarbeiten (besonders wichtig um Deadlines auf dem Schirm zu haben)

Die detaillierte Planung

Nach der groben Planung kann die Party-Planung ins Detail gehen:

Abläufe abklären

Genaues Programm und Motto festlegen

Eventlocation reservieren, wichtig falls noch nicht geschehen

Eventdienstleister wie Caterer, Unterhalter, Fotografen, Technik, Deko, etc. auswählen und für das Event buchen (vorher empfiehlt es sich, mehrere Angebote einzuholen. Das spart gern mal viel Geld)

Rahmenprogramm festlegen / Unterhaltung

Verpflegung organisieren (hier sind wir beim Party-Catering)

Anreise/Abreise planen; Sind genügend Parkplätze vorhanden? Eventuell Shuttlebusse bereitstellen

Infrastruktur frühzeitig aufbauen (Musikanlage, Lichtanlagen usw.) und die Technik testen

Je nach Größe Sicherheitskonzept erstellen (besonders wichtig für kommerzielle und öffentliche Events)

Einladungskarten / Einladungen versenden oder eventuell Werbung (im Internet) für das Event schalten

Kurz vor und während des Events

Nachdem alles geplant wurde, kann das Event endlich stattfinden. Folgender Ablauf sollte hierfür eingehalten werden:

Eventuelles Personal frühzeitig Briefen

Aufgabenverteilung nochmal durchsprechen

Generalprobe der Technik vornehmen

Inventar auflisten und prüfen, ob alles vorhanden / einsatzbereit ist

Gäste empfangen und betreuen

Regelmäßig prüfen, ob alles nach Zeitplan verläuft (ganz wichtiger Punkt und obliegt dem Projektverantwortlichen)

Gäste verabschieden

Nach dem Event

Bereits direkt nach dem Event ist es wichtig, gewisse Dinge zu beachten:

Technik, Mobiliar, etc. abbauen

Eventuellen Müll entsorgen

Location reinigen lassen

Erste Manöverkritik

Aber auch die Tage nach der Veranstaltung müssen noch gewisse Dinge erledigt werden:

Debriefing der Mitarbeiter und Partner (nach dem Event ist vor dem Event. Also unbedingt besprechen, was gut lief und welche Optimierungen / Verbesserungen beim nächsten Mal durchgeführt werden)

Prüfung des Inventars (ist alles noch da bzw. was ist defekt und muss ersetzt werden?)

Abrechnung und Budgetabgleich durchführen (welche Kosten waren geplant und wie hoch waren die reellen Kosten? Das ist wichtig für die Budgetplanung des nächsten Events)

Eventuell allen Gästen mittels Mails oder Brief fürs Kommen danken und Partybilder zur Verfügung stellen

Die Planung des Party-Caterings

Bereits bevor das Event bzw. die Party stattfindet, ist es notwendig, dass ihr möglichst konkrete Vorstellungen für Party-Caterings habt. Ihr solltet so früh wie möglich euch damit auseinandersetzen. Die Vorbereitung / Planung des Party-Caterings bedingt einer längeren Vorlaufzeit (insb. für gebuchte Caterer, welche z.B. alle Zutaten für die Speisen vor kalkulieren und einkaufen müssen).

Folgende Punkte können euch dabei helfen, das passende Catering zu finden.

Welche Formen des Caterings gibt es?

Catering ist nicht mehr nur einfach Catering. Mittlerweile gibt es bereits die verschiedensten Arten von Caterings. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich klar zu sein, welche Leistungen man denn erwartet, wenn man einen Dienstleister für das Catering bucht.

Folgende Catering-Arten gibt es für gewöhnlich:

Education-Catering

Bei dieser Art von Catering beliefert der Catering Service regelmäßig Schulen oder Universitäten.

Verkehrs-Catering

Beim Verkehrs-Catering werden Reisende im Flieger oder im Fernverkehr-Zug bedient.

Partyservice

Der einzige Unterschied zwischen dem Partyservice und dem Event-Catering liegt beim Leistungsumfang. Eine Feier, welche im Rahmen von Familie oder Freunden geplant ist, bei der eher Pizza, Suppe und belegte Brötchen gewünscht werden, ist ein Partyservice die richtige Wahl.

Event-Catering

Beim Event-Catering handelt es sich im die Luxusvariante des Caterings. Professionalität und hochwertige Speisen, aber auch exzellente Dienstleistungen wie Kellner-Service oder Gastronomiekonzept stehen hier auf der Tagesordnung. Diese Caterer haben meist mehrere Veranstaltungen am selben Tag, wodurch sie an mehreren Standorten mit eigenen Küchen ausgerüstet sein müssen.

Aus welchen Verpflegungsarten kann ausgewählt werden?

Nicht für jedes Event ist dieselbe Verpflegungsart gewünscht. Aus diesem Grund könnt ihr meist zwischen mehreren Arten bei den Caterern auswählen. Dies gilt aber auch im privaten Bereich (für eure eigene Party zu Hause). Auch hier solltet ihr für euch wissen, welche Art der Verpflegung ihr den Gästen anbieten wollt.

Das Buffet

Ein Buffet ist aber nicht gleich ein Buffet. Es wird zwischen dem klassischen Buffet und dem Flying Buffet unterschieden. Bei einem Event, bei dem es nicht ganz so förmlich zugeht, ist meist ein klassisches Buffet die beste Wahl. Somit wird den Gästen eine gute Auswahl geboten und jeder kann dann essen, wann ihm danach ist.

Ein Flying Buffet hingegen wird meist gewünscht, wenn die Party gediegener ist. Hierbei bieten die Kellner den Gästen kleine Köstlichkeiten und Snacks von einem Tablett aus an.

Fingerfood

Besonders bei Business Events und Empfängen ist ein Fingerfood die richtige Wahl.

Frontcooking

Wenn es etwas ausgefallener sein soll, dann bietet sich das Frontcooking an. Bei dieser Variante haben die Gäste die Möglichkeit, das gewünschte Gericht direkt vor ihren Augen zubereitet zu bekommen (z.B. das Zubereiten von Crêpes). Besonders für Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern ist diese Catering-Art sehr beliebt, kommt dabei doch ein wenig mehr Exklusivität und Eventcharakter auf. 

Gesetztes Menü

Wenn das Event etwas festlicher ist, ist ein Menü eine passende Wahl. Hierbei werden die Gäste am Tisch mit einer Abfolge von Speisen bedient. Jedoch gilt es auch zu beachten, dass diese Variante meistens die teuerste ist und man nicht zwingend den Geschmack aller Gäste trifft.

Welche dieser Optionen für euer Event die richtige Wahl ist, bleibt ganz euch überlassen, denn der persönliche Geschmack spielt hierbei die größte Rolle.

Die eigentliche Planung

Die Eckdaten abklären

Als erstes ist besonders wichtig, dass ihr alle notwendigen Eckdaten wie Veranstaltungsort, Personenanzahl und Wunschdatum abklärt, damit das passende Cateringangebot erstellt werden kann.

Über Vorstellungen klar werden

Wenn die ersten Eckdaten klar sind, solltet ihr euch Gedanken darüber machen, welche Art und welcher Stil passend ist:

Verpflegungsart: Gala, Apero, Buffet, Fingerfood, Verpflegungsstände, Stehlunch, …

Foodart: regional, Grill, international, …

Wertigkeit und Innovation: einfach und innovativ, nachhaltig, außergewöhnlich, einfach und wertig, …

Umfang: Anzahl der Gänge, Anzahl der Menüs, …

Benötigte Getränke: Aperitif, Erfrischungsgetränke, Fruchtsäfte, Bier, Wein, Bargetränke, Kaffee, …

Personal: Küchenpersonal, Servicepersonal, Hostessen, …

Equipment: Geschirr/ Besteck, Küchengeräte, Tische/Stühle, Stehtische, Tischwäsche, Dekoration, …

Das Budget für euer Party-Catering

Nachdem alles weitere festgelegt, solltet ihr euch über ein Budget klar werden, welches ihr für euer Catering ausgeben wollt. Folgende Kosten sollten darin enthalten sein:

Food

Getränke

Geschirrmiete und Reinigung

Mobiliar

Personal

Dekoration

Bei der Budgetplanung sollt ihr aber nicht nur das Gesamtbudget, sondern auch das Budget pro Person miteinberechnen. Wichtig sind aber auch Aspekte, welche im Catering-Budget nicht enthalten sind: Raummieten, Strom- und Energiekosten, Transportkosten, etc.)

Angebote einholen für das Catering

Nachdem die Rahmenbedingungen abgeklärt sind, können die ersten Angebote der Caterer eingeholt werden. Bei vielen Locations ist es leider manchmal der Fall, dass man keine freie Catererwahl hat. Hier ist es notwendig, dass das vorgegebene Angebot des jeweiligen Caterers in die Catering-Planung miteinbezogen wird.

Es macht aber trotzdem Sinn, die Checkliste durchzugehen, da eventuell die Catering-Vorstellung Einfluss auf die Partlocation-Wahl hat.

Es wird empfohlen, sich mindestens drei Angebote von verschiedenen Anbietern einzuholen. Wichtig ist hierbei aber, dass die Leistungen untereinander vergleichbar sind. Umso klarer eure Anforderungen / Wünsche sind, desto besser wird der Caterer auf ein eingehen können.

Testessen

Zu guter Letzt ist es wichtig, dass Ihr den favorisierten Caterer genauer unter die Lupe nehmt. Fragt nach Referenzen oder kontaktiert bisherige Kunden und fragt nach den Erfahrungen. Alternativ kann aber auch ein Testessen Auskunft über die Leistung geben. Jedoch gilt es hierbei zu beachten, dass Testessen meist mit Kosten verbunden sind. Je wichtiger aber Anlass (z.B. eine Hochzeit), desto wichtiger ist bei allen Kosten die anfallen können, ein Testessen.

Personal und Equipment darf ebenfalls nicht fehlen für ein gutes Party-Catering

Neben dem Party-Catering und den Getränken werden auch noch weitere Dinge unbedingt benötigt. Hier findet ihr eine kleine Checkliste, damit nichts vergessen wird:

Personal

Personal für Küche und Service sind besonders wichtig. Wenn diese im Catering nicht enthalten sind, frühzeitig selbst organisieren. Zusätzlich können auch Hostessen notwendig sein. Alternativ dazu werden auch Techniker, DJ, Unterhaltungskünstler, etc. benötigt.

Equipment

Geschirr/ Besteck; falls beim Catering nicht dabei

Eventuell Küchengeräte

Stehtische, Tische und Stühle; falls in der Location nicht enthalten

Tischwäsche

Dekoration

Auch wenn eine Eventplanung auf den ersten Blick unmöglich erscheint, ist es dennoch gar nicht so schwierig, wie viele vielleicht denken. Wenn ihr eure To-Do-Liste einfach Punkt für Punkt abarbeitet, kann schon mal gar nicht mehr so viel schief gehen. Das wichtigste hierbei ist einfach, dass man früh genug beginnt und sich dafür genügend Zeit nimmt.

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