Partyplanung – so geht es los

Du möchtest also eine Party organisieren? Dann liegt jetzt ein wenig Arbeit vor dir. Besonders dann wenn du eine Party feiern möchtest, die allen Gästen in guter Erinnerung bleiben soll. Gewöhnliche Partys feiern kann jeder, aber du willst es sicherlich außergewöhnlich, einmalig und vor allem nicht langweilig. Damit du aber solch eine Party zu Stande bekommst, gehört eine Menge Planung und Organisation, gepaart mit einer gehörigen Portion Kreativität dazu. Es liegt jetzt also an dir (und vor allem an deiner Vorbereitung und Organisation), wie gut eine Feier werden soll.

Selbst planen oder mit Hilfe

Als erstes musst du dir im klaren darüber werden, ob du die Party selber organisieren möchtest oder ob du dir dazu professionelle Hilfe holen möchtest (Partydienstleister oder Partyservices). Beide Varianten haben ihre vor und Nachteile. Eine Party selber zu organisieren ist sicherlich kostengünstiger als sich die Hilfe von Dienstleistern zu sichern. Andererseits bedeutet das für dich selber viel Planungsaufwand, je nachdem wie groß das Event wird.

Damit sind wir auch schon bei der ersten Frage die für deine Partyplanung geklärt werden muss. Sicherlich ist es generell möglich, dass man jede Party selber organisiert. Aber gerade so aufwändige Feiern wie Hochzeiten zu planen und zu organisieren, überlassen viele doch lieber professionellen Hochzeitsplanern. Dementsprechend sollte aber auch das Budget dafür vorhanden sein. Dafür dass einem die komplette Planung und Organisation abgenommen wird, darf man oftmals tief in die Tasche greifen. Doch was genau kommt auf dich zu wenn du einen Partydienstleister für deine Planung und Umsetzung engagierst?

Die Party-Dienstleister

Gehen wir also davon aus, du möchtest den Aufwand für dich bei der Planung möglichst gering halten und demzufolge professionelle Unterstützung einkaufen, dann kaufst du eine Dienstleistung. Und das Endergebnis dieser Dienstleistung ist oftmals nur so gut wie du daran mit arbeitest. Zuerst solltest du dir in Ruhe überlegen, bei was du gern Hilfe möchtest. Dienstleister, die auf das Ausrichten von Partys spezialisiert sind, bieten dabei verschiedenste Möglichkeiten der Unterstützung an. Sie können für euch die komplette Planung übernehmen, eine Teilplanung oder euch einfach beratend zur Seite stehen. Ihr könnt euch aber auch gezielt für einzelne Bereiche an einen Dienstleister nehmen. Ganz besonders beliebt dabei sind Cateringunternehmen. Die Verpflegung aller Gäste ist eins der umfangreichsten Projekte in der Vorbereitung und der Planung. Ab 40 Gästen sollte man im Übrigen darüber nachdenken einen Cateringdienst zu beauftragen. Hier können sich die Kosten dafür durchaus auszahlen. Gerade weil die Vorbereitung von Speisen in diesem Umfang sehr langwierig und aufwendig sein können (wenn ihr es selber machen wollt).

Generell sollt ihr natürlich nicht den erstbesten Dienstleister nehmen, sondern euch immer umschauen welche Alternativen euch noch geboten werden. Das Angebot ist vielfältig und definitiv nicht jeder Dienstleister wird euren Ansprüchen gerecht. Also Augen auf! Hilfreich sind dabei auch immer Bewertung im Internet oder Empfehlungen von guten Freunden, die bereits Erfahrung mit dem in Frage kommenden Dienstleister gemacht haben. Achtet bei der Auswahl auf die Referenzen, die angebotenen Leistungen sowie natürlich auch auf die Qualität der Umsetzung (insbesondere der Qualität von Speisen und Getränken bei Cateringunternehmen, hier unbedingt vorher Probeessen). Lasst euch generell von mehreren Unternehmen Angebote machen und vergleicht bei diesen die inkludierten Leistungen und vor allem die Extrakosten die entstehen können.

Habt ihr euch für einen Anbieter entschieden, ist es vor allem wichtig, dass ihr euren Dienstleister genau brieft und euch genau mit diesen abstimmt, wie ihr euch eure Party vorstellt. Umso detaillierter ihr dem Partydienstleister erklärt und beschreibt was eure Idee ist, umso genauer weiß er wie er die Party planen muss. Aber auch wenn ihr noch keine konkrete Vorstellung habt wie ihr feiern wollt, können euch Partydienstleister weiterhelfen. Als Profis haben sie eine ganze Menge Ideen, welche sie euch vorschlagen werden. Sicherlich wird dann das Richtige für euch dabei sein.

Klärt im Vorfeld genau ab, wer bei der Planung und der Organisation was zu tun hat! Wer trägt welche Verantwortung, wer übernimmt welche Aufgaben und wer ist erster Ansprechpartner bei der Planung und Organisation? Je nach Größe des Events sollten diese Punkte umso intensiver besprochen und fixiert werden. Wichtig ist auch, verlasst euch nicht auf mündliche Zusagen! Fixiert generell sämtliche Leistungen und Aufgaben schriftlich. So behalte ihr auch den Überblick über die Kosten die anfallen. Legt zu Beginn ein Gesamtbudget für euer Event fest und teilt es auf die einzelnen Posten auf. So werdet ihr ein Budget für Catering, die Location oder auch eventuell den noch zu buchenden DJ benötigen. Plant für alle Bereiche ein separates Budget ein. Das Catering für 120 Personen kann durchaus teurer sein, als die Raummiete. Teil diese Budgets dem Partyservice mit und legt damit auch die Prioritäten fest. Vielleicht ist euch die Location ja wichtiger als das Catering? So wird auch dem Dienstleister ein finanzieller Rahmen gesteckt indem er sich mit seiner Planung und Organisation bewegen kann. Sollte es doch dazu kommen, dass einige Sachen teurer werden als geplant, dann muss der Dienstleister dies mit euch besprechen und euch auch eventuelle Alternativen aufzeigen.

Berechnet im Budget für euren Dienstleister auch ein, dass umso größer das zu planende Event ist, auch die Planungszeit dementsprechend länger dauert. Das bedeutet auch, dass die reinen Dienstleisterkosten im gleichen Verhältnis zum Aufwand der Organisation steigen. Überlegt euch nach einem ersten Gespräch mit dem Dienstleister, ob ihr nicht doch eventuell auch selber einige Sachen in die Hand nehmen wollt. Dies würde vielleicht euer Budget entlasten. Kalkuliert wird bei einem Partyservice üblicherweise mit einem Pauschalbetrag je Gast. Dies ergibt dann das Budget, das zur Verfügung steht. Dabei eingerechnet sind die Kosten für die Verpflegung pro Person sowie weitere Kosten (zum Beispiel Raummiete oder Personal). Ihr dürft also für euch entscheiden wie viel euch jeder Gast und damit Feier wert ist ;)

Auch ein Partydienstleister zaubert nicht alles sofort aus dem Hut hervor. Wenn ihr euch also entschieden habt, einen Dienstleister zu nehmen, dann startet die Anfrage rechtzeitig vor eurem geplanten Event. Je nach Größe des Events sollten die Anfragen schon bis zu einem halben Jahr vorher stattfinden. Es kann ja auch sein, dass der Partydienstleister diesem Zeitraum keine freie Kapazitäten für euch hat und bereits ausgebucht ist. Auch aus diesem Grund solltet ihr euch im Vorfeld Angebote mehrerer Dienstleister geben lassen (Plan B bereit haben).

Hier noch mal für euch eine kleine Checkliste, worauf ihr bei der Auswahl des Partydienstleisters achten müsst:

Wie hoch ist mein Budget? (gemessen an EUR je Gast)

Welche Aufgaben will ich abgeben? (Alles, nur Catering, Personal usw.)

Welche Aufgaben kann ich übernehmen?

Habe ich eine eigene Partyidee oder muss ich erst noch beraten werden?

Welche Referenzen hat der Dienstleister?

Welche Bewertungen hat der Dienstleister bei Bewertungsportalen?

Kenne ich jemanden der bereits mit diesem Dienstleister zu tun hatte?

Was bietet der Dienstleister oder Partyservice alles an?

Welche Dienstleisterkosten kommen zu den fixen Kosten hinzu?

Wie viel Planungszeit wird benötigt?

Wer bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?

Geht bei der Auswahl eures Dienstleisters genauso vor als würdet ihr ein Handwerker für wichtige Umbaumaßnahmen an eurem Haus suchen. Wählt also euren Partyservice in Ruhe und mit Bedacht aus, umso unnötigen Ärger von vornherein zu umgehen.

Eigene Party-Organisation

Als Alternative zu einem professionellen Partydienstleister bleibt einem ja nur, die Party selber zu planen und zu organisieren. Mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit wird jeder von uns bereits in seinem Leben schon einmal eine Party organisiert haben. Von daher sind die Grunderfahrungen bei jedem vorhanden. Sicherlich, je größer und wichtiger nun das zu planen Event ist, umso größer ist die Herausforderung. Doch mit der richtigen Herangehensweise, der nötigen Ruhe und einem klein bisschen Geschick, ist jeder selbst in der Lage, eine perfekte Party auszurichten. Und so geht ihr am besten vor:

Der Anlass

Zuerst sollte man sich über die Wichtigkeit der Feierlichkeit im Klaren sein. Es ist schon ein Unterschied, ob man einen gemütlichen Geburtstag in kleiner Runde oder eine Hochzeit für über 100 Personen planen und organisieren will. Je nach Größe des Events fangt bitte rechtzeitig an zu planen. Hochzeiten werden teilweise schon ein Jahr im Voraus geplant. Der Anlass bestimmt auch den Umfang der Aufgaben, die es zu bewältigen gilt.

Die Rahmenbedingungen der Feier geben vor, um was ihr euch alles kümmern müsst. Muss eine Location gemietet werden? Wird ein professionelles Catering benötigt? Braucht ihr einen die DJ oder eine Band? Über all das müsst ihr den Überblick behalten. Daher erstellt euch zu Beginn eine eigene Checkliste (faktisch euer Projektplan), mit dem ihr genau diesen Überblick behaltet.

Die Checkliste

Ein nicht unwesentlicher Teil eurer Partyplanung sollte für die Erstellung einer Checkliste für eure Party reserviert sein. Die Checkliste beinhaltet alle Informationen zur Party sowie alle nötigen Aufgaben und auch Kontakte. Sie ermöglicht ein übersichtliches abarbeiten der Aufgaben und erlaubte jederzeit einen Einblick in den Stand der Partyvorbereitung. Je nach Größe des Events empfiehlt es sich, mehrere Checklisten anzulegen. Diese Checklisten beinhalten dann jeweils eigene Themengebiete, wie zum Beispiel das Catering oder die Location. Nun ist es heutzutage so, dass diese Checklisten nicht mehr unbedingt auf Papier geschrieben werden müssen. Im Zeitalter der Mobiltelefone gibt es eine Vielzahl kostenloser Apps in den jeweiligen App Stores, mit denen sich einfach und schnell Checklisten erstellen lassen. Oftmals können diese auch online synchronisiert werden, so dass man auf diese Listen auch zu Hause vom Laptop aus Zugriff hat. Der Vorteil solcher digitalen Lösungen liegt natürlich klar auf der Hand. Ihr habt die Checkliste immer auf dem Handy dabei ihr könnt die einzelnen Aufgaben der Checkliste ohne Probleme in der Reihenfolge verschieben. Auf Papier wird das irgendwann sehr unübersichtlich.

Der Aufbau der To-do-Liste sollte chronologisch erfolgen. D.h. die Aufgaben die ihr zuerst erledigen müsst sollten auch an oberster Stelle der Liste stehen. Notiert alle Aufgaben nicht zu kurz und nicht zu lang, beachtet aber immer das ihr noch wisst was mit dieser Aufgabe verbunden ist. Einfach nur “Essen“ zu notieren dürfte zu wenig sein. Teil auf eurer Liste solche großen Themengebiete in viele kleinere Aufgaben. So werdet ihr effizienter und habt eine detailliertere Planung. Sind mehrere Personen der Planung beteiligt, so notiert zu jeder Aufgabe auch den Verantwortlichen. Ganz wichtig, informiert jeden rechtzeitig und genau über seine Aufgaben, nicht dass es dann zu unnötigem Ärger oder Missverständnissen kommt. Sinnvoll ist auch, sich zu jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zu notieren. Plant nicht zu eng und lasst immer noch genügend Spielraum, falls die Planung kurzfristig angepasst geändert muss. Betrachtet das Erstellen der To-do-Liste als die strategische Planung, auf der dann die Umsetzung erfolgt. Schon aus diesem Grund nimmt die To-do-Liste eine wichtige Stellung ein und man sollte ihr die dementsprechende Aufmerksamkeit widmen. Wichtig ist, dass ihr die Checkliste auch pflegt und aktualisiert. Wenn also Aufgaben erledigt worden sind, dann streicht diese auch von eurer Liste, kommen neue Aufgaben hinzu, dann nehmt diese in die Liste auf.

Bei der Selbstorganisation einer Party ist das Budget umso wichtiger. Daher kalkuliert für alle Aufgaben auf eurer Checkliste auch die entsprechenden Kosten schon mit vor. Das bedeutet, ihr teilt euer Gesamtbudget auf die Checkliste auf und behalten so auch über die Kosten einen Überblick. Weiterhin hilft es euch, euer Budget sinnvoll zu verteilen, nicht das bereits schon während der Organisationsphase das Budget erschöpft ist.

Inhalte der Checkliste

Rahmenbedingungen (was und wann wird gefeiert?

Aufgabenliste für die einzelnen Bereiche (Gästeliste, Location festlegen, Unterhaltung, Catering)

Macht auf die Checkliste auch folgende Spalten:

Spalte für Verantwortlichkeiten (wenn ihr die Party nicht alleine organisiert)

Spalte für Fälligkeitsdatum

Spalte für kalkulierte Kosten

Auf der Rückseite der Checkliste empfiehlt es sich, sämtliche Kontakte, Telefonnummern, Anschriften und Ansprechpartner zu notieren. Im ungünstigsten Fall weißt man zwar laut Checkliste was man machen musst, hat aber die Kontaktdaten, zum Beispiel zum DJ der auflegen soll, nicht mehr.

Wie geht es weiter?

Nachdem ihr nun die Checkliste erstellt habt, kann es mit der Organisation losgehen. Zuerst ist natürlich wichtig, zu wissen wie viele Gäste geladen sind. Die Anzahl der Gäste liegt letztendlich auch die Größe der Location fest, hat Einfluss auf das Catering und auch das Entertainment. Wenn ihr die einzelne Bereiche abarbeitet, denkt immer daran, eurer Checkliste zu pflegen. Nur so behaltet ihr letztendlich den Überblick über das was ihr noch alles machen müsst.

Wir wünschen euch nun viel Erfolg bei der Planung eures Events und vor allem viel Spaß bei eurer Party.

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