Nun seid ihr mit der Planung schon so weit, dass ihr wisst was ihr feiern wollt, wann die Party stattfinden soll und auch wer dazu eingeladen ist.

Nun  ist der nächste Schritt natürlich die Auswahl der Location. Durch die Gästeliste wisst ihr, wie viele Leute mit euch feiern sollen. Und die Location muss natürlich zu der Anzahl der Gäste passen. Ist die Location zu klein, wird es schnell zu voll und zum ausgelassenen Feiern ist kein Platz. Ist die Location zu groß, kommt unter Umständen keine Stimmung auf und die Party kann schnell zum Flop werden. Also wählt weise denn die Auswahl wird definitiv Einfluss nehmen auf den Verlauf eurer Party. Als kleine Hilfestellung rechnet ungefähr mit ca. 2-3 Personen pro Quadratmeter Partyfläche. Generell ist es aber sicher besser, wenn es enger ist. So lernen sich die Besucher zwangsläufig untereinander eher und besser kennen.

Die Auswahl an Locations ist enorm groß. Angefangen von einer Party zu Hause bis hin zum Mieten einer Location ist alles möglich. Zuerst solltet ihr euch im Klaren sein, wie die Feier aussehen sollte. Ist es eher eine Party bei der die Anwesenden mehr sitzen (also z. B. also eine Hochzeit) oder eine „Tanzveranstaltung“  bei der die Gäste eher stehen und tanzen (sollen). Gerade eben wenn noch Tische und Stühle aufgestellt werden sollen, braucht ihr eindeutig mehr Platz. Zumal dann auch noch ein Bereich zum Tanzen da sein sollte.

Was sollte alles in eurer Party-Location vorhanden sein

Bar / Ausschankmöglichkeit (Hilfreich ist auch ein Kühlschrank an der Bar)

Platz für ein eventuelles Buffet

Sitzmöglichkeiten (nicht zwingend für alle Gäste aber wenigstens ein paar Sitzmöglichkeiten sollten da sein)

Musikanlage (bzw. Platz für einen DJ / Band) und im besten Fall auch Lichtanlage (z.B. Discokugel)

Platz für eine Tanzfläche

Sanitäre Anlagen (WC / Bad)

Garderobe (oder ein kleiner Extraraum wo Kleidung abgelegt werden kann)

Möglichkeit für Raucher zum Rauchen (wenigstens außerhalb der Location)

Je nach Anlass Tische zum Essen oder eine kleine Bühne

Beachtet auch gültige Sicherheitsauflagen. So sollten unbedingt Notausgänge vorhanden sein (inkl. der passenden Beschilderung) und zwingend auch Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Kästen.

Worauf ihr bei eurer Party-Location auch achten solltet, ist die richtige Beleuchtung. Helles Neonlicht auf Leuchtstoffröhren machen kein wirklich warmes Licht sondern versprühen eher den Charme eines Krankenhauses. Zu dunkel sollte es aber wiederum auch nicht sein. Wenn die Gäste schon Taschenlampen benötigen um was zu sehen, dann ist das natürlich auch nicht sinnvoll.

Bei der Auswahl der Location gibt es neben der Ausstattung auch weitere Kriterien, die ihr beachten solltet. Je nach Anlass eurer Feier achtet bitte bei der Auswahl auch darauf:

Wie laut und wie lange könnt ihr in der Location feiern? Informiert euch, wie es z.B. mit Nachbar aussieht, die sich über Lärmbelästigung aufregen könnten

Wie ist die Location erreichbar? Können eure Gäste ohne Probleme die Location finden und erreichen z.B. mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, einem Taxi oder brauchen sie ihr eigenes Auto (dann muss immer einer der Fahrer sein und kann nichts trinken)

Gibt es für die Anreisenden ausreichend Parkmöglichkeiten? Nur darauf achten dass bei einer Überraschungsparty die ganzen Autos nicht zu sehen sind.

Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten? Wenn geplant ist, dass einige Gäste übernachten, dann bitte auch rechtzeitig z. B. in nahegelegenen Hotels Kontingente reservieren damit sich eure Gäste dort einbuchen können. 2-3 Notfallschlafplätze sollte man aber immer parat haben und anbieten können.

Welche Pflichten habt ihr, wenn ihr eine Location mietet? Müsst neben der üblichen Miete auch einen gewissen Getränkeumsatz bringen? Müsst ihr Getränke und Essen selber besorgen? Müsst ihr die Location nach der Party noch reinigen? Wird Personal z. B. für die Bar und Garderobe gestellt? Was passiert bei Schäden an der Einrichtung und des Inventars? Verankert unbedingt alle Vereinbarungen in dem Mietvertrag! Achtet dabei auch, auf eventuelle Mehrkosten die durch Extraleitungen auf euch zukommen könnten. Erst wenn alles geregelt ist, unterscheibt ihr den Vertrag!

Egal ob ihr nun zu Hause feiern wollt oder euch eine Location mietet, alles hat seine Vor- und Nachteile. Daher hier noch einige Fakten, die euch helfen sollen, diese Entscheidung zu treffen:

Die Party bei euch zu Hause

Vorteile

Die eigenen Räumlichkeiten kennt man für gewöhnlich und man weiß was man im Haus hat und was man evtl. noch besorgen muss

Die Party wird persönlicher

Ihr seid als Veranstalter auch gleich zu Hause nach der Party

Es fallen keine Mietkosten für die Location an

Im besten Fall habt ihr einen eigenen Party-Keller oder einen großen Garten für die Feier

Party zu Hause sind oftmals gemütlicher und entspannter (Stichwort: Treffpunkt Küche)

Notfallschlafplätze sind eher vorhanden

Nachteile

Eventuell ist eurer Zuhause zu klein für die Party (Grundregel beachten: 2-3 Personen pro Quadratmeter, Räume die nicht genutzt werden wie das Schlafzimmer müssen bei der Party-Fläche dann rausgerechnet werden)

Ihr müsst euer Zuhause für die Party her richten (z. B. viele Privatsachen wegräumen)

Wenn viele Unbekannte Gäste kommen, besteht auch die Gefahr, dass es z. B. zu Diebstählen kommen kann

Personal muss Extra angemietet werden (weitere Kosten fallen an)

Getränke und Essen müsst ihr besorgen

Die Reinigung und das Aufräumen wird man wohl selbst übernehmen müssen

Wenn bei der Party etwas kaputt geht, ist das dann wohl euer Mobiliar / Sachen

Nachbarn könnten sich über eventuellen Lärm beschweren (hier diese Tipps zur Ruhestörung beachten)

Die Party in einer gemieteten Party-Location

Vorteile

Je nach Vertrag und Zusatzleistungen müsst ihr nicht aufräumen nach der Feier

Gute Party-Locations haben eine Bar, ein DJ-Pult mit entsprechender Soundanlage, Sitzmöglichkeiten, eine Garderobe, WC und eine Tanzfläche mit der richtigen Beleuchtung

Der gemietete Partyraum sollte im besten Fall bereits bei der Übergabe komplett fertig sein, so dass ihr mit der Party starten könnt

Oftmals helfen euch auch die Erfahrungen der Vermieter bei der Organisation von Partys

Getränke und Essen können oftmals durch entsprechende Caterer gestellt werden oder sind bereits durch den Vermieter vorhanden

Nachteile

Zu eurem Wunschtermin ist die Location bereits vermietet

Es fallen ggf. Kosten für die Miete sowie Extraleistungen wie z. B. Reinigung an (ihr könnt natürlich eure Gäste bitten, einen kleinen Obolus zu zahlen damit ihr die Kosten finanziert bekommt. Aber Achtung, einen offiziellen Eintritt dürft ihr nicht verlangen, da es sich sonst um eine kommerzielle Veranstaltung handelt, für die eigene Regelungen gelten!)

Je nach Location darf dort nur bis zu bestimmten Zeiten gefeiert werden

Sofern der Mietvertrag nicht eindeutig formuliert ist, kann es schnell zu Streitigkeiten zwischen Mieter und Vermieter kommen

Egal ob ihr nun zu Hause oder auswärts feiern wollt, wichtig ist, dass ihr die Anfahrt zur jeweiligen Location in eurer Party-Einladung genau beschreibt und eure Nummer als Kontakt hinterlasst, damit bei eventuellen Rückfragen eure Gäste wissen, an wen sie sich wenden können.

Mehr zu diesem Thema findet ihr im Bereich Party-Location

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