Mit einer Gästeliste verschaffst du dir einen Überblick darüber, wen du alles zu deiner Party einladen möchtest. Das solltest du nicht unterschätze. Schließlich möchte man auf seine Feier nicht unbedingt ungeladene oder auch unbekannte Gäste habe (jedenfalls in den meisten Fällen und insbesondre bei Privatfeiern). Daher erstelle dir im Rahmen deiner Partyplanung eine List der Gäste, die du unbedingt, durchaus gern oder auch überhaupt nicht dabei haben möchtest.

Nimm dir bei der Erstellung der Gästeliste viel Zeit, schließlich entscheiden die Personen, die dabei sind über die Qualität deiner Party. Beachte auch, dass nicht alle Gäste die du einlädst auch zu deiner Party kommen können (sie haben andere Termine oder Verpflichtungen). Dies ist besonders dann wichtig, wenn du deine Gäste z.B. mit einem Buffet beglücken möchtest. Hier musst du schließlich genau kalkulieren, wie viel du im Vorfeld einkaufen musst bzw. wie groß das Buffet ausfallen muss. Unterschiede bei der Gästeliste gibt es je nachdem ob du eine private Feier oder eine kommerzielles Event ausrichtest.

Gästeliste für eine Privatfeier

Feierst du eine private Feier wie zum Beispiel ein Geburtstag, dann solltest du dir ganz genau überlegen wenn du einladen möchtest. Generell ist es hilfreich wenn du dir zwei Gästelisten anlegst. Auf die erste Gästeliste schreibst du alle Namen von den Personen die definitiv zu deiner Feier kommen sollen. Hier vor allem deine engen Freunde, Verwandte, Familie oder wenn du sonst unbedingt gern bei deiner Feier dabei haben möchtest. Lass dir hier unbedingt eine Bestätigung geben, wer definitiv zu deiner Feier kommen kann. Wenn du von allen eine Rückmeldung erhalten hast, schaue wie viele der eingeladenen Gäste nicht kommen können.

Jetzt kommt die zweite Gästeliste zum Einsatz. Auf der zweiten Gästeliste notierst du alle die Namen der Leute, die durchaus gern auf deiner Party gesehen sind. Von dieser Liste kannst jetzt noch weitere Gäste einladen. Lass dir aber auch hier für jeden Gast den du einlädst eine Bestätigung geben dass er auch kommt.

Liste Drei könnte dann noch eine Liste sein, auf der die Personen stehen, die man nun gar nicht dabei haben will. Aber die hat man meistens eh im Kopf J

Gut ist es auch, wenn du auf der Gästeliste gleich notierst wer eventuell was mitbringen soll. So kannst du auch bei der Einladung gleich die Aufgaben verteilen und hast schon mal einen guten Überblick. Ebenso kannst du auf der Gästeliste notieren, wie viele weitere Personen die eingeladene Person mitbringen möchte (oder dürfen). Wichtig: behalte dabei immer den Überblick, dass es nicht mehr Personen werden am Ende als du kalkuliert hast.

Generell empfiehlt es sich, eine Art Ranking für deine Gästeliste(n) zu erstellen. Anhand des Rankings kannst du dann festlegen, wie wichtig dir die Personen sind, die du einladen möchtest. Denk immer dran es ist deine Party! Du sollst dir als überlegen, ob du zum Beispiel wirklich jeden einladen willst nur weil sie dich mal eingeladen haben. Auch beim Thema Arbeitskollegen sei Vorsicht geboten. Generell sollten Arbeitskollegen auf der zweiten Gästeliste stehen. Denn wenn du Arbeitskollegen einlädst, ist die Frage, ob du dann für dich auch ausgelassen feiern kannst. Denn bedenke, spätestens das nächste Mal auf Arbeit kann es passieren, dass du dann mit deiner Party „Thema des Tages“ bist. Und das muss nicht unbedingt positiv gemeint sein (dass dich alle für deine Party loben), sondern dass dich deine Arbeitskollegen mit einem eventuell peinlichen Auftritt deinerseits auf deiner Party aufziehen. Überlege dir also genau, wie eng dein Verhältnis zu den jeweiligen Arbeitskollegen ist. Wenn du generell mit diesem schon außerhalb der Arbeitszeit viel zu tun hast, dann kennen dich diese und es spricht nichts dagegen dass du sie auch einlädst.

Was du ebenfalls bei der Gästeliste beachten solltest, sind Kinder. Du solltest also bei jedem Gast überlegen, ob dieser eventuell seine Kinder mitbringen muss, kann, soll oder darf. Hier solltest du auch bei deiner Einladung generell ehrlich sein (Party mit oder ohne Kinder). Wenn du Rückmeldung von allen erhalten hast und siehst, dass zum Beispiel die meisten ohne Kinder kommen, dann kannst du dir auch noch einmal überlegen, dies denjenigen mitzuteilen, die ihre Kinder mitbringen wollten. Dann wissen diese, dass eventuell nicht viele andere Kinder da sein werden, so dass die Kinder zum Beispiel miteinander spielen könnten.

Gästelisten für kommerzielle Feiern

bei einer kommerziellen Feier ist es oftmals so, dass Gästelisten angelegt werden damit diese darauf stehenden Gäste zum Beispiel als VIP diese Veranstaltung besuchen dürfen (neben den „normalen“ Gästen um es mal so auszudrücken). Die allseits beliebte Frage ist wohl dann immer, wie komme ich auf diese Gästeliste? Manchmal hilft es den Veranstalter zu kennen, manchmal den Türsteher oder manchmal eben den DJ / Band/ Musiker oder Künstler. Gerade bei großen bekannten und sehr beliebten Events sind Gästelisteplätze immer sehr begehrt. Oftmals hat es auch den Vorteil wenn man auf der Gästeliste steht, dass man nicht ewig lange in einer Schlange am Einlass warten muss. Auch der Eintritt wird ein oftmals dabei erlassen. Dies macht sich vor allem bei großen und teuren Veranstaltungen positiv auf das eigene Budget bemerkbar.

Gästelisteplätze für solche Events werden oftmals auch verlost. Es empfiehlt sich dabei ein paar Tage vorher die lokalen Radiosender zu hören, da diese oftmals gezielt solche Gästelistenplätze verlosen. Dies ist auch ein Tipp an dich als Veranstalter. Wenn man seine Party oder seine Event promoten möchte, empfiehlt es sich durchaus mit einem lokalen Radiosender zusammenzuarbeiten. Das ist oftmals eine sehr gute und auch kostengünstige Werbung, da Radiosender gern solche von Verlosungen durchführen. Wenn ihr also auch für euer Event Gästelistenplätze verlosen wollt, dann kontaktiert einfach die bei euch ansässigen Radiosender. Über die Webseite der Radiosender kann der Kontakte relativ schnell und einfach hergestellt werden. Gebt ein paar wichtige Rahmendaten zu eurer Veranstaltung mit an. Hier vor allem:

Wie heißt eure Party

Wann soll die Party stattfinden

Wo findet die Party statt

Beschreibt eure Party (Motto, Musikstil, Location, Anlass und was man noch so wissen muss)

Wie viele Gästelisteplätze wollt ihr verlosen (5 x 2 Plätze z. B.)

Am besten funktioniert so etwas, wenn der Radiosender euch auch gleich sponser. Dann ist die Verlosung von Gästelisteplätze oftmals sowieso inkludiert.

Natürlich kann man auch Gästelisteplätze in Form eines eigenen Gewinnspiels verlosen. Entweder macht er das über eure Webseite, in sozialen Netzwerken wie Facebook oder ihr schaltet eine Anzeige in einem entsprechenden Stadtmagazin / Tageszeitung eurer Wahl. Über diese Anzeige können dann die interessierten Personen Gästelisteplätze gewinnen. Was sich bei Facebook zum Beispiel noch anbietet ist, dass nur diejenigen an der Verlosung teilnehmen, die zum Beispiel euren aktuellen Beitrag zur Party liken oder Fan eurer Seite werden.

Wichtig ist es, dass man als Veranstalter immer darauf achtet, dass Gästelisteplätze möglichst fair verlost werden. Sonst erweckt man schnell den Eindruck dass es gar nicht möglich ist solche begehrten Plätze zu bekommen. Und das führt oftmals dazu, dass es dann zu Beschwerden etc. kommt. Und solch negative PR möchte ja nun kein Veranstalter.

Als Teil der Planung für eine Feier oder ein Event ist die Gästeliste ein nicht unwesentliches Detail. Schenke ihr also dementsprechend Aufmerksamkeit und wähle deine Gäste weise aus bzw. entscheide richtig wer als VIP auf deiner Gästeliste deines öffentlichen Events steht.

Unser Tipp

Damit ihr nicht erst eure eigene Gästeliste erstellen müsst, könnt ihr euch einfach unsere Vorlage kostenlos als PDF downloaden. Dazu einfach den folgenden Link klicken. Damit habt ihr eine fertige Gästeliste.

Gästeliste zum Download (PDF, 211 kB)

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2 Kommentare

  1. Sonnenmann

    Danke für den kostenlose Vorlage der Gästeliste zum Download! Sehr praktisch! Bitte mehr davon

    Antworten
  2. Sandra Weld

    Es muss ja nicht immer gleich eine richtige Gästeliste sein (wobei das durchaus praktisch ist), aber wen man einladen möchte, sollte man sich definitiv ganz genau vorher überlegen! Da gehen viele zu leichtfertig damit um! 😉

    Antworten

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