Eine Party zu planen ist gar nicht so einfach, aber wenn man als Gastgeber agiert, so möchte man bestimmt erreichen, dass das Fest für alle Beteiligten ein unvergessliches Erlebnis wird. Natürlich hat man Vorstellungen und Erfahrungen bei anderen Festivitäten sammeln können, aber die Planung einer eigenen Party ist eine ganz besondere Herausforderung, die Spaß machen kann und mit der richtigen Vorbereitung ein Erfolg wird.
Die ersten Planungsschritte
Ohne eine gute Vorbereitung kann eine Party auch zu einem unkontrollierbaren Chaos führen – aus diesem Grund ist eine genaue Planung ungemein wichtig. Um eine Struktur zu entwickeln, ist es ratsam, Checklisten zu führen. Diese kann man leicht mit Excel-Listen führen und somit wird ausgeschlossen, dass wichtige Details vergessen werden. In diesen Listen sollte ein Budget vermerkt werden. Dieses Budget muss immer mit den geplanten Ausgaben verglichen werden, damit die Party kein finanzielles Desaster wird. Natürlich muss das Budget an die Feierlichkeit angepasst werden – eine Hochzeit verursacht eben mehr Kosten als ein übersichtlicher Kindergeburtstag. Gleichzeitig ist eine weitere Liste zu führen, auf diese der Gastgeber Aufgaben notiert, welche im Vorfeld zu erledigen sind. Möchte man modern arbeiten, so gibt es in der heutigen Zeit Apps, die eine Party-Planung sinnvoll unterstützen.
Die Partyeinladung
Natürlich müssen die Gäste eingeladen und die Party publik gemacht werden. Zu einer Weihnachtsparty ist meistens eine mündliche Einladung ausreichend, da diese eher im kleinen Kreis gefeiert wird. Eine Hochzeitseinladung sollte schriftlich abgegeben werden, da diese Party formvollendet gefeiert werden soll. Plant man ein Mega-Event, beispielsweise eine LAN-Party auf welche hunderte Menschen eingeladen werden sollen und jeder Besucher willkommen ist, so kann man die Party auch im großen Stil bewerben.
Hat man für eine große Party eine eigene Message und eine eigene Homepage, so gilt es die Reichweite zu vergrößern. Hier kann eine Content Marketing Agentur helfen und das Event auf ein neues Level bringen. Ein großes Event braucht eine definierte Zielgruppe und diese gilt es zu erreichen. Hier kann eine Agentur eine Kampagne aufsetzen, die durch Bilder, Videos, Texte, Illustrationen und Audio unterstützt wird. Die Agenturen sind diesbezüglich Profis und wissen ganz genau, wie die Party unterhaltsam vermarktet werden kann. Spricht man mit einer Content Marketing Agentur, so wird diese ein Konzept entwickeln, welches passgenau auf die Zielgruppe ausgerichtet ist. Die Sichtbarkeit im Internet wird durch solche Kampagnen spürbar erhöht, was besonders bei wiederkehrenden Events einen hohen Effekt haben kann. Natürlich wird auch die textliche Botschaft besprochen, welche im Nachgang von den Profis in ein passendes Licht gerückt wird. Das Besondere an einer solchen Kampagne ist, dass diese einzigartig und nur auf dieses Event zugeschnitten ist. Dies zeigt den Gästen, dass das Event wirklich exklusiv und vom Inhalt wertvoll ist. Natürlich kennen sich diese Agenturen auch mit Suchmaschinenoptimierung und Suchmaschinenmarketing aus. Die Agenturen weisen eine hohe Expertise auf, da diese Kampagnen natürlich auch für Unternehmen durchgeführt werden. Unternehmen schätzen hierbei die professionelle Erarbeitung von Inhalten und deren Verteilung, was zu einer Sichtbarkeitserhöhung und somit für mehr Umsatz sorgt.
Keine Party muss perfekt sein
Selbst bei einer Hochzeitsfeier dürfen sich kleine Fehler einschleichen. Natürlich hat jeder Gastgeber eine genaue Vorstellung, wie die Feier abzuhalten ist, aber kleine Missgeschicke können immer passieren. Hier gilt es Ruhe zu bewahren und flexibel zu reagieren. Muss der Ablauf der Feier spontan geändert werden, so geht noch lange nicht die Welt unter. Unterteilt man eine Party in verschiedene Bausteine, so ist es durchaus möglich einzelne Bausteine auszutauschen und somit auf jede unerwartete Situation angemessen reagieren zu können.
Die perfekte Location
Steht das Motto der Party, so ist es wichtig, nach der passenden Location Ausschau zu halten. Feiert man in den eigenen vier Wänden, so muss man sich nur um die passende Dekoration und die Anordnung der Partyräume kümmern – wahrscheinlich soll ja das eigene Schlafzimmer für die Gäste tabu sein.
Möchte man eine Location anmieten, so kann man meistens ungestört zu feiern. Es gilt zu beachten, dass der gemietete Ort genügend Sitzplätze und Tische vorweisen kann und eventuell Platz für ein Buffet vorhanden ist. Wird auf der Party getanzt, so ist auf genügend vorhandenen Raum zu achten. Aber Achtung – eine angemietete Location muss in den meisten Fällen am nächsten Tag aufgeräumt werden. Hier ist es ratsam in paar Helfer zu organisieren, damit die Party auch im Nachgang ein voller Erfolg bleibt.
Die Getränke
Getränke sollten in jedem Fall ausreichend vorhanden sein. Bei vielen Getränkehändlern ist es möglich, ausreichend Flüssignahrung zu beschaffen und diese auch ungeöffnet zurückzugeben. Somit hat man keine finanziellen Einbußen und sorgt für ein ausreichendes Getränkepolster. Grundsätzlich sollte man natürlich alkoholische Getränke anbieten, aber auch Softdrinks und alkoholfreie Biere stehen bei vielen Gästen hoch im Kurs. Im Internet findet man sogar Getränkerechner, die eine benötigte Menge an Getränken automatisch ermitteln können.
Das Essen
Möchte man wenig Aufwand betreiben, so kann man die Gäste bitten einen Salat oder Häppchen zuzusteuern. Dies ist heutzutage kein Problem mehr und belebt die Party und die kulinarische Vielfalt. Organisiert man selber ein Buffet, so ist auf vegetarische Ernährung zu achten und generell eine breite Auswahl an Speisen anbieten.
