Die Kosten und Finanzierung der Party

Partys kann man in allen Größen feiern! Ob pompös oder gemütlich klein. Im Endeffekt bestimmt neben dem Anlass der Feier wohl vor allem das Budget die Größe der Party. Demzufolge gehört zu einer guten Partyplanung auch ein Budget, das im Vorfeld festgelegt werden sollte. Alternativ (aber die wohl schlechtere Variante) könnt ihr auch erst einmal alles nach euren Wünschen raussuchen und dann schauen was es kosten. Nur eben wenn das dann nicht finanzierbar ist, kommt Frust auf, wenn ihr wieder einiges streichen müsst.

Als Veranstalter obliegt es natürlich euch, wo ihr sparen wollte bzw. in welchen Teil der Party ihr mehr investieren wollt. Sicherlich gibt es immer Sachen, die man entweder selber machen bzw. organisieren kann oder die ihr günstiger besorgen könnt.

Die größten Kostenpunkte bei einer Party

Das Catering – Je nachdem ob ihr alles selber einkauft und zubereitet oder einen professionellen Caterer nehmt, wird dies eure Kosten beeinflussen.

Die Location inkl. der Dekoration – Eine Location mieten ist natürlich teurer als die Party bei sich zu Hause (z.B. im Garten) auszurichten. Vorteil einer gemieteten Location ist aber durchaus, dass diese im besten Fall alles für eine gute Party zu bieten hat (Bar, Sitzecken, Soundanlage etc.). Dies spart wiederum Aufwand und Kosten die ihr evtl. habt, weil ihr das noch besorgen müsst. Auch für die Dekoration der Partylocation sollte Budget vorhanden sein. Und wenn es für die Gartenparty ein paar Fackeln oder Lampions sind. Auch die kosten Geld!

Die Unterhaltung (z. B. DJ, Band, Künstler) – Bespaßung muss sein auf einer richtig guten Party. Egal ob Showact oder DJ. Diese Kosten variieren je nachdem, was ihr euren Gästen bieten wollt. Die günstigste Variante ist die eigene Anlage und Musik von CD / Mp3. Wollt ihr mehr, z. B. eine Band oder einen Alleinunterhalter, wird dies natürlich mit höheren Kosten zu Buche schlagen.

Die Werbung (z. B. Einladung oder Flyer bei kommerziellen Partys) – Auch die Einladung und / oder die Werbung sollte mit ins Budget einkalkuliert werden. Sicher kann man per Whatsapp oder Facebook seine Freunde einladen, aber z. B. zu einer Hochzeit empfiehlt sich das nicht. Hier sollte ein entsprechendes Budget für Einladungskarten etc. zur Verfügung gestellt werden.

Die Gäste – Last but not least, die Gäste sind das Wichtigste. Kleiner Hinweis: sind nun mehr Männer auf eurer Party geladen, könnt ihr davon ausgehen, dass es teurer wird. Männer essen und trinken für gewöhnlich mehr! Weiterhin muss eventuell auch eine Übernachtung für die Gäste eingeplant werden. Gerade wenn ein Hotel gemietet werden muss, kann das ein nicht unerheblicher Punkt bei der Party-Finanzierung sein.

Das sind die Punkte, die ihr unbedingt in eure Budgetplanung einfließen lassen solltet. Generell gilt hierbei, umso mehr Gäste eingeladen werden sollen, desto teurer wird wahrscheinlich auch die Party. Schließlich braucht ihr wohl eine größere Location, mehr Getränke und wohl auch professionellere Unterhaltung (bei 100 Gästen reicht eine kleine Minianlage bestimmt nicht mehr aus). Deswegen überlegt euch zuerst, am besten anhand eurer Gästeliste, wen ihr alles einladen wollt. So habt ihr einen guten Überblick, wie groß die Location sein sollte und wie viele Getränke / Essen ihr benötigt.

Wer finanziert die Party?

Spontan würde man sagen, der Gastgeber. Üblicherweise ist dies natürlich auch so. Er richtet die Feier aus (er hat also einen Grund dazu) und kommt demzufolge auch für die Kosten auf. So jedenfalls bei einer Privatfeier. Auch bei einer kommerziellen Party trägt der Veranstalter die Kosten, holt sich diese aber über den Eintritt und Getränkeverkauf wieder zurück (am besten mit Gewinn natürlich).

Natürlich gibt es auch für Veranstalter von Privatfeiern einige Möglichkeiten der Finanzierung seiner Party. So könnt ihr folgendes machen:

Ihr könnt eure Gäste bitten, in Form eines kleinen Obolus zur Finanzierung beitragen. Ihr könnt z. B. eine kleine Spendenbox aufstellen, in die eure Gäste eine kleine finanzielle Spende geben können. Die ist auch gesetzlich legal. Solltet ihr explizit  Eintritt verlangen (Achtung: mit Gewinnabsicht), so kann die Party als eine kommerzielle Veranstaltung zu verstehen sein und es gelten dann die gesetzlichen Regelungen des Veranstaltungsrecht. Und glaubt uns, das wollt ihr nicht. Solltet ihr einen solchen Unkostenbeitrag / Spende erheben, dann kündigt diesen bitte aber auch auf der Einladung so an.

Ihr könnt eure Gäste bitten, euch dahingehend zu unterstützen, dass sie Getränke oder Essen mitbringen. Z. B. eine Flasche Sekt oder einen Salat mitzubringen, ist nicht unüblich und tut auch niemandem weh. Auch das solltet ihr bei der Einladung mit kommunizieren (am besten auch genau was mitgebracht werden soll).

Je nach Größe der Party, versucht möglichst viel selbst zu machen (statt für alles Dienstleister zu engagieren.) Das spart Kosten und ja, kann auch Spaß machen wenn man so mit „Liebe“ seine eigene Party vorbereitet. Ein Hochzeitsmenüs allerdings sollte man doch eher von Profis zubereiten lassen. Macht das wirklich vom Anlass abhängig, was ihr alles selbst übernehmen wollt.

Ihr könnt auch versuchen, einen Sponsor für eure Feier zu finden. Warum bei der nächsten Vereinsfeier also nicht mal eine ortsansässige Firma fragen, ob sie gegen Werbung auf eurer Party euch einen Zuschuss zur Feier gibt? Klappt sicher nicht bei einer Hochzeit oder einem Geburtstag, aber überlegt mal, ob sich nicht doch im Bereich Sponsoring Möglichkeiten ergeben.

Crowdfunding ist auch eine spannende und neue Variante, seine Party zu finanzieren. Auf einschlägigen Plattformen im Internet kann man mittels Crowdfunding seine Party finanzieren. Wenn ihr also eine gute Idee für eine Party habt, könnt ihr euch diese durch „Fremde“ finanzieren lassen. Ihr nennt das Budget was ihr benötigt (bitte alle Posten genau aufzählen) und bietet den Investoren / Sponsoren z. B. Werbeplätze, kostenlosen Eintritt und Gästelistenplätze oder was immer euch noch so einfällt, wovon die Sponsoren profitieren können. Crowdfunding ist für größere Partys ein echter Geheimtipp!

Wie kalkuliere ich das Budget und wie hoch sollte es sein?

Diese Frage ist sehr schwer zu beantworten. Auch hier hängt es davon ab, was ihr feiern wollt und in  welchem Umfang. Eine generelle gute Methode ist es, pro Gast eine Summe festzulegen, die ihr für ihn ausgeben wollt. Z. B. 50 EUR pro Person, macht bei 100 Gästen ein Budget von 5000 EUR. In dem Budget sollte dann alles drin sein (Catering, Location etc.). Vorteil ist, ihr könnt so entscheiden, was euch eure Gäste wert sind. Wichtig ist eine Gleichverteilung pro Kopf. Man sollte nicht für gute Freunde mehr kalkulieren als für entfernte Bekannte.

Erfahrungen zeigen, für Hochzeit setzt man im Schnitt zwischen 70-100 EUR pro Person an. Für einen Geburtstag um die 20 EUR. Dies sind aber natürlich nur Richtwerte. Die Entscheidung kann euch am Ende keiner abnehmen.

Wo kann ich bei den Party-Kosten sparen?

Es gibt einige Möglichkeiten zu sparen. Daher hier noch einmal die wichtigsten Punkte wo ihr sparen könnt, auch wenn nicht unbedingt alle neu für euch sein werden:

Gerade beim Essen kann man sparen, indem man viel selbst versucht zu zubereiten. Das spart einen teuren Caterer. Fragt Freunde und Familie, ob sie euch helfen können. Aber achtet unbedingt darauf, dass ihr es auch schafft, die Anzahl der Gäste selbst zu versorgen. Und zwar so, dass ihr während der Party auch selbst feiern könnt und nicht nur mit der Verpflegung / Zubereitung zu tun habt. Am besten also alles soweit vorbereiten, dass zur Party nur noch aufgetischt werden muss.

Nutzt Angebote bei Discounter! Jeder hat sie im Briefkasten, die unzähligen Prospekte der verschiedensten Discounter und Supermärkte. Fangt rechtzeitig an, diese zu lesen. Es gibt immer gute Angebote für Sekt, Knabberzeugs usw. Kauft dann gezielt im Vorfeld ein was ihr braucht! Auch wenn es nicht alles bei einem Anbieter gibt. Das spart wirklich sehr viel Geld!

Solltet ihr Getränke im Großhandel kaufen, dann sucht euch einen, der euch diese auf Kommission zur Verfügung stellt. So könnt ihr erst einmal in großen Mengen kaufen, und was nicht alle geworden ist, einfach zurück geben. Ihr zahlt dann nur den reellen Verbrauch. Das hat den Vorteil, dass euch so nicht die Getränke ausgehen. Einfach mal per Telefon im Vorfeld beim Großhändler anrufen und fragen, ob sie das machen.

Bei DJs, Bands und Künstlern für eure Party unbedingt nach verhandeln! Das erste Angebot ist meistens so kalkuliert, dass da noch Verhandlungsspielraum ist. Vielleicht solltet ihr auch besondere Freigetränke oder Verpflegung anbieten. Und natürlich verschiedene Angebote einholen. Nicht gleich das erst beste Angebot annehmen. Bei DJs auch mal im Freundeskreis umhören ob nicht jemand für die Musik zur Party sorgen möchte. Oftmals findet sich da jemand.

So, bei allen Fragen zu Budget beachtet aber, am Ende müssen aber nicht die Partys mit dem größten Budget die besten Partys sein! Wichtig ist das Feeling und das man wirklich auch die Gäste auf seiner Party hat, die man möchte.

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